INFORMASI DALAM PRAKTIK

Informasi sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan Sistem Pemrosesan Transaksi

Faktor penting penentu keberhasilan atau Critical Success factor (CSF) adalah beberapa aktivitas yang dapat mempengaruhi sukses atau gagalnya suatu perencanaan sebuah organisasi.

Contohnya yaitu: dalam industri kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efisien,dan pengendalian biaya produksi yang ketat. Sehingga perusahaan akan berfokus pada CSF nya sehingga dapat memantau sejauh mana mereka telah mencapai tujuan dari perencanaan yang dibuat.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Istilah sistem pemrosesan transaksi merupakan suatu sistem yang menyangkut pengumpulan data, menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi yang dapat dipergunakan oleh para pengguna misalnya para manajer ataupun para pengambil kebijakan yang lain untuk pengambilan keputusan baik didalam maupun luar perusahaan.

Tujuan Sistem

Tujuan dari sistem ini sendiri yaitu untuk menunjukan aliran yang terjadi selama kegiatan perusahaan baik dari pemesanan, pembayaran, maupun yang berhubungan dengan piutang dan sistem perkreditan yang dilakukan perusahaan.

Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manajemen. terdapat beberapa istilah diantaranya yaitu:

Ø  Pesanan penjualan ( sales order ) yaitu, pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya.

Ø  Pesanan pembelian ( purchase order ) yaitu, pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya.

Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Terdapat beberapa subsistem yang terlibat dalam sistem distribusi diantaranya yaitu :

Ø  Subsistem yang berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan

Ø  Pemesanan penggantian persediaan dari pemasok

Ø  Pemeliharaan buku besar perusahaan

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Terdapat 4 sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan, diantaranya :

Ø  Sistem entri pesanan (order entry system) yaitu, memasukan pesanan pelanggan kedalam sistem.

Ø  Sistem persediaan (inventory system) yaitu, memelihara catatan persediaan.

Ø  Sistem penagihan (billing system) yaitu, membuat faktur pelanggan.

Ø  Sistem piutang dagang (account receivable system) yaitu, menagih uang dari para pelanggan.

Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Terdapat 3 sistem utama yang terlibat dalam sistem pemesanan persediaan pangganti, yaitu:

Ø  Sistem pembelian (purchasing system) yaitu, menerbitkan pasana pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.

Ø  Sistem penerimaan (receiving system) yaitu, menerima persediaan.

Ø  Sistem utang dagang (account payable system) yaitu, melakukan pembayaran.

Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar ( general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistemsistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan.

Terdapat subsistem yang terkait, yaitu:

Ø  Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system) yaitu, akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbgai tindakan dan transaksi kedalam buku besar.

Ø  Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system) yaitu, menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan lapora laba rugi sert laporan lainnya.

Menempatkan Sistem Informasi dalam Perspektif

Sistem pemrosesan transaksi berperan sebagai fondasi dar semua aplikasi yang lain yang mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinyadan berinteraksi dengan lingkungan.

Sistem Informasi Organisasi

Contoh dari Sistem Informasi Organisasi (Organizational Information System) yaitu sistem informasi eksekutif (executive information system-EIS) yang dikembangkan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari organisasi.

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (marketing information system-MKIS) merupakan kombinasi antara subsistem input dan outputyang terhubung oleh sebuah basis data.

Subsistem output memberikan informasi mengenai unsurunsur penting didalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran (marketing mix):

Ø  Subsistem produk

Ø  Subsistem lokasi

Ø  Subsistem promosi

Ø  Subsistem harga

Ø  Subsistem bauran terintegrasi

Subsistem input merupakan sistem pemrosesan transaksi yang mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukannya ke dalam basis data.

Ø  Subsistem riset pemasaran, mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studistudi khusus.

Ø  Subsistem intelegensi pemasaran, mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan para pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia ( human resources information subsystem- HRIS), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Sama seperti MKIS data yang didapat berupa data input yang akan diolah oleh bagian HRD atau bagian SDM yang akan menghasilkan keputusan output untuk menunjang pengambilan keputusan. Aspek yang ditangani diantaranya yaitu, perencanaan, rekrutmen, epngelolaan tenaga kerja, kompensasi karyawan, tunjangan karyawan, dan laporan SDM yang dibutuhkan lingkungan maupun instansi pemerintah.

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur (manufakturing information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan denga n opresi manufaktur perusahaan. Sama seperti HRIS dan MKIS subsistem rekayasa industri terdiri atas aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh para teknisi industri (industrial enginering- IE) mengenai produk, persediaan, mutu dan biaya.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan (financial information system), memberikan informasi kepada seluruh manajerperusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan. Selain sistem yang digunakan hampir sama namun yang ditekankan adalah pada aktivitas output yang penting meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola aliran dana yang melalui perusahaan, dan mengendalikan keuangan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif (executive information system-EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Digunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executive support system-ESS).

Manajemen Hubungan Pelanggan

Semua sistem beserta subsistem yang berjalan bertujuan untuk menyediakan data data secara up to date karena hal inilah yang akan dipergunakan sebagai landasan pengambilan keputusan yang dibandingkan dengan data historis sebelumnya. Bagian pemasaranlah yang paling membutuhkan data terbaru mengenai keinginan dan pergerakan pasar sehingga munculah manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM), adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan untuk menghasilkan nilai maksimum baik dipihak perusahaan maupun pelanggan. Unsur utama data CRM adalah data Warehouse (gudang data).

Data Warehousing

Data warehousing merupakan akumulasi data terdahulu baik sebagai data utama maupun data back-up.

Karakteristik data warehouse:

Ø  Kapasitas penyimpanan sangat besar

Ø  Data terakumulasi dari data lama sampai data terbaru yang terus menerus di up-date

Ø  Data dapat diakses dengan mudah

Ø  Dipergunakan sepenuhnya untuk pengambilan keputusan dan tidak untuk kegiatan operasi perusahaan

Sistem Data Warehousing

Data warehouse merupakan bagian dari data warehousing, yang sistemnya hampirsama dalam sistem penyusunan buku di perpustakaan maupun data administrasi mahasiswa atau kependudukan, dimana data yang masuk melalui beberapa tahap yaitu ekstraksi, transformasi dan pemrosesan data serta pengelompokan data yang sejenis yang terbagi dalam beberapa meta data.

Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Setiap data yang masuk akan dipisahkan dalam beberpa jenis tabel yang berbeda untuk dihubungkan menjadi paket informasi.

Tabel dimensi, merupakan pengidentifikasi dan deskriptif data yang akan disimpan.

Tabel fakta, merupakan data yang berisi ukuranukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau aktivitas.

Paket informasi, merupakan penggabungan dua tabel tersebut. Yang akan digunakan untuk menganalisis suatu aktivitas tertentu.

Penyampaian Informasi

Proses yang dapat dilakukan untuk mendapatkan informasi dari data warehouse yaitu dengan beberapa cara, diantaranya:

Drill down, yaitu proses navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkata rincian.

Roll up, yaitu proses navigasi ke atas yang memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkasnya menjadi tingkat ringkasan yang lebih tinggi.

Drill across, yaitu dengan cepat bergerak antar hierarki.

Drill through, yaitu berangkat dari tingkat ringkaan ketingkat terendah data yang terinci.

OLAP

Segala jenis peranti lunak khusus yang telah dikembangkan untuk data warehouse yang dapat digunakan untuk menarik data dari tempat penyimpanan data dan mengubahnya menjadi informasi disebut OLAP (on-line analytical processing) yang memungkinkan pengguna dapat berkomunikasi dewngan data warehouse melalui GUI atau antarmuka web dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format termasuk grafik. Terdapat dua pendekatan OLAP, diantaranya yaitu ROLAP dan MOLAP.

ROLAP (Relational on-line analytical processing), menggunakan suatu manajemen basis data relasional standar.

MOLAP (Multidimentional on-line analytical processing), menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

Perbedaan antara ROLAP dan MOLAP

ROLAP:

Ø  Memiliki data terperinci

Ø  Dilakukan analisis terlebih dahulu untuk mendapatkan ringkasan

Ø  Analisisnya hanya terbatas pada sejumlah dimensi

MOLAP:

Ø  Telah dilakukan proses peringkasan terlebih dahulu dan dibagi menjadi berbagai dimensi

Ø  Stasiun kerja pengguna MOLAP memasukan basis data multidimensional yang telah di download.

Data Mining

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna.

Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining, yaitu :

Ø  Verifikasi hipotesis ( hypothesis verification ) dan

Ø  Penemuan pengetahuan ( knowledge discovery).

Posted in: